기업 운영에서 수많은 일이 벌어집니다. 계약서가 체결되고, 회의가 열리며, 직원이 채용되고, 고객 문의가 접수되고, 세금이 신고됩니다.
이 모든 과정에는 하나의 공통점이 있습니다. 바로 ‘기록’이 남는다는 점이죠.
과거에는 종이 문서로, 요즘은 디지털 문서로 — 어떤 형태이든 기업은 일을 하기 위해 정보를 기록하고, 그 기록을 보관해야 합니다.
하지만 기록이 많아질수록 발생하는 문제도 함께 커지기 마련입니다.
찾기 어렵고, 누락되고, 삭제되고, 보안도 걱정되죠.
그래서 많은 기업들이 점점 **‘기록 관리 시스템(RMS: Records Management System)’**을 도입하고 있습니다.
단순히 파일을 보관하는 툴이 아니라, 기업의 정보 자산을 통합적으로 운영·보호하는 전략적 수단이 되어가고 있는 것이죠.
이번 글에서는 기업이 왜 기록 관리 시스템을 도입하게 되는지,
그 필요성과 효과, 실제 사례와 시스템 도입 시 고려할 점까지 자세히 살펴보겠습니다.
그럼 함께 시작해볼까요?
1. 기록 관리 시스템(RMS)이란?
먼저 기본 개념부터 짚고 넘어가야겠죠.
정의
기록 관리 시스템은 기업에서 생성·수집되는 문서, 파일, 데이터, 이미지, 계약서 등 다양한 형식의 기록을
통합적으로 분류, 저장, 검색, 보안, 폐기까지 관리하는 IT 기반의 체계입니다.
주요 기능
- 기록 분류 체계 설정
- 문서 등록 및 버전 관리
- 검색 및 접근 권한 설정
- 보안 및 이력 추적
- 보존 기한에 따른 자동 폐기
적용 대상
- 계약서, 회의록, 세금 자료, 인사기록, 고객 데이터, 재무제표, 법무 문서 등
- 디지털 문서뿐 아니라 스캔한 종이 문서까지 포함
“기록은 곧 책임이고, 기록 관리는 곧 리스크 관리다.”
2. 왜 기록 관리 시스템이 필요한가?
기업에서 RMS를 도입하는 이유는 단순히 ‘편하게 찾기 위해서’가 아닙니다.
다양한 위험과 기회를 동시에 관리하기 위한 필수 도구이기 때문입니다.
2-1. 정보의 체계적 관리 필요성
하루에도 수십, 수백 개의 문서와 데이터가 생성되는 조직은
파일 이름만으로 찾고, 공유폴더로 보관하는 방식에는 한계가 있습니다.
- 담당자 퇴사 시 자료 인계가 안 됨
- 파일 중복, 누락, 삭제 사고 발생
- 필요한 자료를 찾는데 하루 종일 소요
이런 문제를 해결하려면 정보 분류 기준, 버전 이력, 검색 체계, 보존 정책이 명확해야 하고, 그걸 기술적으로 실현한 것이 RMS입니다.
2-2. 법적/규제 대응
최근 개인정보보호법, 공정거래법, 금융감독 관련 법률 등
기업 문서와 데이터에 대한 규제가 강화되면서, 이를 잘못 보관하거나 삭제했을 경우 과태료나 법적 분쟁이 발생할 수 있습니다.
기록 관리 시스템은 문서의 생성부터 보존, 폐기까지 법적 기준에 맞게 자동화된 통제를 가능하게 해 줍니다.
2-3. 사고 예방과 책임 추적
특정 업무에서 문제가 발생했을 때, 누가 언제 어떤 내용을 처리했는지
명확한 이력 추적이 없으면 원인 분석이나 책임 소재 규명이 어렵습니다.
반대로, RMS가 도입되어 있으면 로그 기록, 버전 기록, 승인 이력 등을 통해
문서의 흐름을 쉽게 파악할 수 있어 사고 대응이 빨라집니다.
2-4. 업무 연속성과 협업 효율
A 직원이 퇴사하거나 휴직해도, 그가 남긴 기록이 시스템에 잘 정리되어 있다면
누구나 쉽게 찾아보고 업무를 이어받을 수 있습니다.
또한 다른 부서와 협업할 때도, RMS를 통해 동일한 문서에 접근하고 피드백을 남길 수 있어
불필요한 중복 작업을 줄이고 협업 속도를 높여줍니다.
3. 기업이 RMS를 도입하지 않았을 때의 문제점
실제로 많은 기업들이 RMS 없이 공유폴더, 구글 드라이브, 이메일 첨부파일 등으로 기록을 관리하다가 다음과 같은 문제를 겪습니다.
| 문서 유실 | 퇴사자가 USB로 보관하던 계약서 삭제 | 법적 분쟁 대응 실패 |
| 파일 중복 | 동일한 문서가 3가지 버전으로 존재 | 혼란 및 오류 유발 |
| 접근권한 오류 | 인턴이 인사기록에 접근 가능 | 개인정보 유출 위험 |
| 보관 기간 누락 | 세무 문서가 보존 기간 전에 삭제됨 | 세무조사 대응 불가 |
| 업무 이력 없음 | 어떤 경로로 보고/승인됐는지 확인 불가 | 책임자 파악 실패 |
이런 문제들은 한 번만 터져도 조직 전체가 흔들릴 수 있기 때문에, 사전 예방의 관점에서 RMS 도입이 필수적이 됩니다.
4. RMS 도입이 가져오는 5가지 핵심 효과
4-1. 문서 검색 시간 단축 → 생산성 향상
기존에는 원하는 자료를 찾기 위해 폴더를 뒤지고, 사람에게 물어보고, 메일을 찾아봐야 했지만
RMS에서는 태그, 카테고리, 키워드로 바로 검색이 가능해집니다.
“검색 시간 10분 단축 = 하루 1시간 확보 효과”
4-2. 보안 강화 및 권한 통제
누가 어떤 문서에 접근할 수 있는지, 어떤 작업을 했는지 모든 기록이 남고 통제됩니다.
중요 문서에 대해 부서별, 직급별 권한 설정이 가능하며, 이상 접근 시 알림 기능도 적용됩니다.
4-3. 기록 유지와 자동 폐기
보존 기한이 지난 문서는 자동으로 폐기되거나, 관리자에게 폐기 알림이 가는 방식으로
문서 유지·관리 비용을 줄이면서도 법적 기준을 만족시킬 수 있습니다.
4-4. 이력 관리 및 감사 대응력 향상
- 문서가 언제, 누가, 어떤 내용으로 수정했는지 버전 관리 가능
- 외부 감사를 받을 때 문서 흐름 추적이 쉬워지고, 대응이 신속해집니다.
4-5. 조직문화 개선
중요한 문서를 개인이 보관하지 않고 시스템으로 공유하게 되면서
투명한 협업 문화, 정보 개방, 표준화된 업무 문화가 만들어집니다.
5. 도입 전 고려사항과 실무 전략
기록 관리 시스템(RMS)을 무조건 도입한다고 해서 조직의 문제들이 저절로 해결되는 것은 아닙니다.
조직의 특성에 맞는 전략적 접근이 필요하죠.
5-1. 문서 현황 파악부터 시작하라
- 어떤 종류의 문서가 존재하는지
- 어디에 저장돼 있으며
- 누가 접근하고 있으며
- 문서 흐름은 어떻게 이동하는지
이런 전반적인 '문서 생태계'를 분석하는 것이 1단계입니다.
RMS는 단순 보관 툴이 아니라, ‘문서 흐름의 지도’를 만들어주는 시스템이기 때문에
실제 문서의 생성–공유–보관–폐기까지의 과정이 이해되지 않으면 효과적으로 설계할 수 없습니다.
5-2. RMS 도입 목표를 명확히 설정하라
도입 목적에 따라 시스템 구조와 기능이 달라집니다.
예를 들어…
- 컴플라이언스 대응이 주 목적 → 법적 기록 보존, 감사 대응 기능 강화
- 협업 향상이 목적 → 공유 기능, 실시간 편집, 버전 관리가 핵심
- 정보 자산 보호가 중심 → 접근권한 통제, 보안 로그, 암호화 기능 중심
5-3. 사용자 중심 UI/UX 설계가 중요
많은 시스템이 실패하는 이유는 실무자 입장에서 불편하거나, 지나치게 복잡한 인터페이스 때문입니다.
실제 RMS 도입 시에는 반드시 다음을 고려해야 합니다:
- 검색이 직관적인가?
- 문서 등록이 쉬운가?
- 모바일에서도 접근 가능한가?
- 문서 이름 외에도 태그/메타데이터로 관리 가능한가?
6. 기업 규모별 도입 접근 방식
기업의 규모와 상황에 따라 RMS 도입 전략은 달라져야 합니다.
6-1. 스타트업 또는 소규모 조직
- 예산이 적고 인원이 적기 때문에, 초기에는 클라우드 기반 협업 툴(Google Workspace, Notion 등) 으로 시작해도 충분
- 기록 분류 기준을 미리 정해두는 것이 핵심
- 이후 팀이 커지면 확장 가능하도록 표준화된 문서 체계를 만들어두는 것이 중요
6-2. 중견기업
- 부서별로 문서 양식과 관리 방법이 다르기 때문에 통합 기준 정립이 필요
- RMS 도입 시 IT팀+기획팀+실무부서가 협업해 설계
- 내부 서버형 RMS vs. SaaS형 RMS 중 선택 필요
6-3. 대기업/공공기관
- 보안과 컴플라이언스 요구 수준이 높기 때문에 법적 기준 충족 여부, 감사 로그 기능, 보존 기한 관리 등을 우선 검토
- ERP, 인사 시스템, 그룹웨어 등과 통합 가능성이 중요
- 자체 개발 또는 맞춤형 솔루션 구축 사례 많음
7. 최신 RMS 트렌드와 기술
기록 관리 시스템도 빠르게 진화하고 있습니다. 다음은 최근 주목받고 있는 기능 및 기술 트렌드입니다.
7-1. AI 기반 문서 분류
AI가 문서의 내용을 분석해 자동으로 분류, 태그, 중요도 지정까지 해주는 기술이 상용화되고 있습니다.
예를 들어, 계약서에 “위약금 조항”이 포함되어 있다면 AI가 해당 문서를 법률 중요도 ‘상’으로 분류합니다.
7-2. 클라우드 기반 RMS
기존에는 사내 서버에 설치해야 했던 시스템이, 이제는 클라우드 기반으로 어디서든 접근 가능해졌습니다.
특히 원격근무, 다국적 팀 환경에서는 필수 요소입니다.
7-3. 블록체인 기반 기록 이력 추적
문서가 언제, 누가, 어떤 내용으로 수정했는지의 기록 변경 이력을 위·변조 불가능하게 블록체인으로 관리하는 기술도 등장했습니다.
이는 공공기관, 법무, 회계 분야에서 특히 각광받고 있습니다.
7-4. 음성/이미지 기록 관리
텍스트뿐 아니라 회의 녹음 파일, 고객 서비스 통화 내용, 제품 사진 등 비정형 데이터의 기록화 및 검색 기능이 강화되고 있습니다.
8. 결론: 기록을 지배하는 자가 조직을 지배한다
기업에서 기록이란 단순한 정보의 나열이 아니라, 경영의 흔적이며, 조직의 자산입니다.
이 기록들이 잘 정리되어 있을수록 기업은 다음과 같은 능력을 갖추게 됩니다:
- 정확한 의사결정이 가능하다
- 책임과 신뢰가 생긴다
- 업무가 끊기지 않는다
- 위기 대응이 빨라진다
- 외부 기관이나 고객과의 신뢰가 쌓인다
기록 관리 시스템은 이런 모든 과정을 디지털 기반으로 표준화·자동화하는 강력한 도구입니다.
단순한 문서 관리가 아니라, 기업의 정보 전략이자 경쟁력이 되는 것이죠.
“기록을 잘 다루는 조직은 위기를 통제하고, 기회를 설계한다.”
9. FAQ: 기록 관리 시스템(RMS)에 대해 자주 묻는 질문들
Q1. 구글 드라이브나 드롭박스를 쓰고 있는데도 RMS가 필요한가요?
A: 공유 드라이브는 저장과 공유에 중점을 두지만, RMS는 문서 흐름, 이력, 보존기한, 권한관리 등 통제 중심의 시스템입니다. 업무상 ‘기록의 책임’이 필요한 조직이라면 RMS 도입이 권장됩니다.
Q2. RMS는 비용이 많이 드나요?
A: 오픈소스 솔루션, 클라우드 기반 SaaS 제품, 맞춤형 구축 등 다양한 선택지가 있습니다.
스타트업도 충분히 단계별 도입이 가능하며, 비용 대비 효과는 장기적으로 확실히 큽니다.
Q3. 직원들이 잘 사용하지 않으면 어떻게 하나요?
A: 도입 초기에 충분한 교육, 직관적인 UI, 적극적인 피드백 반영이 필수입니다.
또한 ‘문서 등록 시 보너스 지급’ 등 인센티브도 효과적입니다.
Q4. RMS와 전자결재 시스템은 무엇이 다른가요?
A: 전자결재는 업무 승인 프로세스를 관리하는 것이고, RMS는 모든 문서를 저장·관리·보존하는 기능에 집중합니다. 둘은 보완 관계이며 함께 연동하는 경우도 많습니다.
이번 글에서는 기업이 기록 관리 시스템을 왜 도입해야 하는지,
그 배경과 기능, 도입 전략과 기술 트렌드까지 총체적으로 살펴봤습니다.
혹시 지금 여러분의 조직에서도 중요한 문서가 어디에 있는지 몰라서 헤매고 계신가요?
이제는 단순한 폴더 정리 수준을 넘어, 시스템으로 기록을 다스릴 때입니다.