회사 생활을 하다 보면 자주 듣게 되는 말이 있습니다.
“이거 결재 받으셨어요?”, “승인은 누가 내렸죠?”,
이 단순한 질문 하나가 사실은 기업 전체의 운영 시스템과 책임 체계를 흔들 수도 있는 중대한 이슈입니다.
모든 조직에서 ‘결재’와 ‘승인’은 단순한 과정이 아니라,
의사결정의 흐름과 책임의 흐름을 동시에 기록하는 행위입니다.
그리고 그 기록이 ‘남는다’는 것은, 조직이 실수를 줄이고, 신뢰를 확보하며, 법적 리스크에 대비하는 핵심 기반이 되죠.
이번 글에서는 기업이 왜 내부 승인 기록을 남겨야 하는지,
그 이유와 배경, 실무에 미치는 영향, 그리고 기록 관리가 어떻게 조직을 보호하는지 자세히 살펴보겠습니다.
함께 보시죠!
1. ‘내부 승인 기록’이란 무엇인가?
기본 개념
‘내부 승인 기록’이란, 기업 내에서 발생하는 모든 승인 과정(기안 → 검토 → 승인 → 실행)에 대한
의사결정 흐름, 책임자, 시간, 내용 등을 기록으로 남기는 것을 말합니다.
일반적으로 승인 기록이 남는 문서
- 기안서, 품의서, 지출결의서, 계약 검토서
- 회의록, 보고서, 검토서, 발주 요청서
- 인사 이동 요청서, 채용 승인서, 출장을 위한 사전 승인 등
“승인 기록은 조직이 결정을 ‘책임 있게’ 했다는 증거입니다.”
2. 왜 내부 승인 기록을 반드시 남겨야 할까?
내부 승인 기록이 단순한 확인용이 아니라
기업의 법적·조직적 생존과 직결된 이유는 다음과 같습니다.
2-1. 의사결정 책임의 명확화
“누가 결정했는가?”에 대한 질문에 명확한 기록이 없다면 책임 공방이 발생할 수밖에 없습니다.
특히 문제가 발생했을 때, 승인 기록은 책임자를 특정하고, 조직이 정당한 절차를 밟았음을 증명해 줍니다.
2-2. 내부 통제 및 감사 대응
외부 감사, 내부 감사, 또는 공공기관 대응 시 가장 먼저 요구되는 것은
문서와 승인 기록입니다.
예:
- “이 비용 지출은 누가 승인했는가?”
- “이 계약은 어떤 근거로 진행됐는가?”
기록이 남아 있어야만 회계 부정, 리베이트, 불법 거래 등의 리스크를 방지할 수 있습니다.
2-3. 업무 흐름의 이력 관리
모든 업무는 단발성이 아니라 연결 구조를 갖습니다.
하나의 결재가 또 다른 업무의 기반이 되기 때문에,
이전 승인 이력을 추적할 수 있어야 업무 연속성이 유지됩니다.
예를 들어, 특정 프로젝트 지출을 승인받은 기록이 없으면
추가 지출, 수정 요청, 책임 조정 등 후속 프로세스가 모두 혼란을 겪게 됩니다.
2-4. 법적 분쟁 시 근거 자료 확보
계약서, 입찰 문서, 제품 출하 승인 등이 사후 분쟁 소송으로 이어질 경우,
내부 승인을 누가 어떤 절차로 진행했는지를 입증해야 기업의 방어 논리가 성립됩니다.
승인 기록은 곧 법적 정당성 확보 수단입니다.
3. 승인 기록이 남겨지는 방식
오늘날 기업들은 다양한 방식으로 승인 기록을 남기고 있습니다.
| 전자결재 시스템 | 그룹웨어, ERP, 협업툴 연동 | 시간/사용자 자동 기록, 변경 이력 추적 |
| 이메일 승인 | 메일로 기안 요청 후 회신 | 비공식 승인으로 간주됨, 추적성 낮음 |
| 종이 서명 | 직접 서명 또는 인장 날인 | 오프라인 상황에서만 유효, 분실 위험 |
| 메신저 승인 | 카카오톡/슬랙 등으로 승인 | 비공식 기록, 법적 근거 미비함 |
요즘은 대부분 전자결재 시스템을 통해 자동으로 승인 이력과 책임자 로그가 남는 방식을 채택하고 있습니다.
특히 감사 대응이나 문서 검색이 필요한 대기업, 공공기관에서는 전자결재 로그가 필수입니다.
4. 승인 기록이 조직에 주는 5가지 효과
4-1. 책임 소재 명확화 → 갈등 감소
승인 라인과 기록이 남아 있으면
나중에 실수나 문제 발생 시 책임 소재를 명확히 구분할 수 있어,
업무 갈등이 줄어듭니다.
4-2. 의사결정 흐름 투명화 → 신뢰 상승
모든 결재의 흐름이 기록되고 추적 가능하면
조직 문화가 투명하고 책임감 있게 유지됩니다.
“보이지 않는 의사결정은 불신을 낳고, 기록된 절차는 신뢰를 쌓는다.”
4-3. 지식 자산화 및 업무 이관 효율화
승인 기록은 단순한 의사결정 기록을 넘어서,
"이 업무는 왜, 어떻게 진행되었는가?"를 보여주는 지식 자산이 됩니다.
직무 변경 시에도 승인 기록만 살펴보면 업무 맥락을 쉽게 이해할 수 있죠.
4-4. 실수와 부정 방지
승인 과정을 문서화하고 기록으로 남기는 것만으로도
구성원들이 업무를 더 신중히 수행하게 됩니다.
불투명한 구두 승인보다, 남는 기록이 실수를 줄이고 윤리 의식을 강화하죠.
4-5. 조직 운영의 안정성 확보
중요한 일ほど 승인 기록이 명확해야 합니다.
정확한 승인 기록 체계는 기업의 의사결정 시스템 자체를 신뢰성 있게 운영하게 만들고,
외부 이해관계자에게도 기업의 리스크 대응 능력을 보여주는 지표가 됩니다.
5. 승인 기록 누락으로 발생한 실제 문제 사례
실제로 승인 기록이 누락되거나 명확하지 않아 큰 문제가 되었던 사례도 많습니다.
사례 1: 대형 제조사 A사의 외주 비용 과다 지출
A사는 외주 업체와 계약 후 비용을 지급했지만,
계약서와 품의서 상 결재 이력이 누락되어 있었습니다.
해당 담당자는 “상무 구두 승인 받았다”고 했지만,
결국 법적 책임은 회사에 돌아갔고, 내부 감사에서 중징계 조치가 이뤄졌습니다.
사례 2: 스타트업 B사의 업무 충돌
프로젝트 예산을 둘러싸고 마케팅팀과 디자인팀 간 충돌 발생.
어느 쪽의 요청이 먼저 승인되었는지에 대한 명확한 기록이 없었고,
그 결과 프로젝트 진행이 지연되고, 사내 갈등이 커졌습니다.
이후 회사는 전자결재 시스템을 도입하고 승인 기록 관리 기준을 강화했습니다.
6. 승인 기록을 제대로 관리하는 실무 전략
많은 기업들이 승인 기록을 남기지만, 체계적으로 관리하지 못해 여전히 실수를 반복하는 경우가 많습니다.
승인 기록을 단순히 “남기기만” 하는 것이 아니라, 효율적으로 관리하고 검색하고 활용하는 체계가 필요합니다.
6-1. 전자결재 시스템의 도입과 정착
- 승인 기록 관리의 기본은 전자결재 시스템의 활용입니다.
- 승인자의 ID, 승인 시간, 결재 흐름, 의견까지 자동으로 저장되고 추적됩니다.
- 그룹웨어, ERP, 또는 사내 인트라넷을 통해 통합 운영하는 것이 가장 효과적입니다.
Tip: 승인 문서에 자동으로 이력 태그(결재번호, 결재일, 담당자)를 삽입해 문서 추적성을 높일 수 있습니다.
6-2. 결재 라인 정의 및 문서 종류별 승인 기준 설정
- 업무의 중요도, 금액, 대외 리스크에 따라 승인 라인을 문서 유형별로 정의해야 합니다.
예:
- 50만 원 이하 지출 → 팀장 승인
- 500만 원 이상 지출 → 부서장 + 본부장
- 계약서 → 법무 검토 후 대표 승인
이 기준이 없다면 무조건 보고하거나, 혹은 과도한 결재 지연이 발생하게 됩니다.
6-3. 승인 기록 검색/보존 체계 운영
- 모든 승인 문서는 결재 이력과 함께 문서번호 기준으로 검색 가능해야 하며,
- 계약서, 재무문서 등은 보존 연한(예: 5년, 10년) 을 설정해 장기 보관이 가능해야 합니다.
6-4. 교육 및 승인 책임 인식 강화
- “결재는 내가 하는 게 아니라, 그냥 올리면 되는 것”이라는 인식은 매우 위험합니다.
- 승인자 교육을 통해 승인이 갖는 법적 책임과 의미를 조직 내에 명확히 인식시켜야 합니다.
- 특히 팀장급 이상은 승인에 따른 법적 책임, 인사 책임, 대외 영향 등을 정확히 이해해야 합니다.
7. 기업 규모별 승인 기록 관리 전략
기업의 규모와 업무 복잡도에 따라 승인 기록 관리 방식도 달라져야 합니다.
7-1. 스타트업 / 소규모 기업
- 초기에는 구글 폼, 슬랙 승인, 이메일 승인 등으로 시작할 수 있지만,
기록 보존성과 감사 대응에는 한계가 있으므로
빠르게 클라우드형 전자결재 툴 도입이 필요합니다.
예: Google Workspace, 잔디(JANDI), Docswave, Notion 기반 승인 시스템 등
7-2. 중견기업
- 부서 간 승인 흐름이 복잡해지므로 권한 관리 체계와 승인 이력 추적 기능이 강화된 시스템이 필요합니다.
- 회계팀, 총무팀, 구매팀 등과 연동해 지출 승인, 인사 승인, 계약 승인 체계를 정형화해야 합니다.
7-3. 대기업 및 공공기관
- ERP, 그룹웨어, 전자문서관리시스템(EDMS)과의 통합을 통해
다중 승인, 병렬 승인, 보완 요청 기능까지 운영합니다. - 모든 결재에는 타임스탬프, 사용자 ID, 로그 기록, 감사 기록이 자동으로 남도록 설계되어야 합니다.
8. 결론: 기록된 결정은 조직을 지킨다
기업의 모든 업무는 의사결정의 연속입니다.
그 결정이 합리적이었는지, 책임은 누구에게 있는지, 근거는 어디에 있는지는
“승인 기록”이라는 단 하나의 기록이 모든 것을 증명합니다.
승인 기록은 다음을 보장해줍니다:
- 누가 어떤 판단을 했는지를 명확히 하고
- 책임을 투명하게 관리하며
- 조직 전체의 의사결정 신뢰도를 높여주고
- 외부 감사나 법적 분쟁 대응 시 핵심 근거 자료로 활용됩니다.
“승인을 받았다는 것만큼, 기록으로 남았다는 것이 더 중요하다.”
더 나아가, 승인 기록은 단순히 책임을 묻기 위한 것이 아니라
의사결정을 공유하고, 신뢰를 만드는 수단입니다.
이제는 결재와 승인도 단순한 관행이 아닌 기업 경쟁력의 일부로 인식되어야 합니다.
9. FAQ: 승인 기록에 대한 실무 Q&A
Q1. 메일이나 슬랙으로 받은 승인은 법적으로 인정되나요?
A: 일부는 증거로 활용될 수 있으나, 공식 전자결재 시스템을 통한 기록이 훨씬 법적 효력이 큽니다.
특히 승인 일시, 사용자 인증, 로그 이력 등이 있어야 신뢰성이 인정됩니다.
Q2. 팀 내 소소한 업무도 결재를 받아야 하나요?
A: 모든 업무에 결재가 필요하지는 않지만, 예산, 일정, 고객 영향, 리스크 요소가 있는 업무는 반드시 기록화되어야 합니다.
결재의 기준은 사내 규정으로 명확히 정해두는 것이 바람직합니다.
Q3. 승인 기록은 얼마나 오래 보관해야 하나요?
A:
- 계약 관련 문서: 10년 이상
- 세무, 회계 관련 문서: 5년 이상
- 내부결재 문서: 최소 3년 보관 권장
- 중요 민감정보 포함 문서는 법령에 따라 별도 기준 준수 필요
Q4. 승인 기록을 시스템이 아닌 개인 PC에 저장해도 되나요?
A: 불가합니다.
개인 PC, USB, 이메일 등은 보안과 접근권한 통제 측면에서 취약하며,
공식 전자결재 시스템 또는 사내 저장소(DMS)를 통한 보관이 원칙입니다.
이번 글에서는 기업에서 왜 승인 기록이 반드시 남겨져야 하는지를
의사결정의 흐름, 책임의 투명성, 업무의 연속성, 법적 대응 등 다양한 측면에서 정리해보았습니다.
혹시 지금 여러분의 회사에서도
“그거 누가 결재했지?”
“구두로만 했던 것 같은데…”
이런 말이 자주 나온다면, 이제는 공식 승인 기록 체계를 점검해볼 때입니다.
작은 결재 하나가 조직 전체를 보호하는 강력한 방패가 될 수 있으니까요.